פתיחת חשבון בנק לוועד הבית: איך זה עובד?

רננה פז

החוק קובע כי כשיש בניין משותף יש לבחור נציגות דיירים או בשמה המוכר, וועד בית. אחת החובות הראשונות של וועד הבית היא פתיחת חשבון בנק נפרד שבו ינוהלו כספי הבית המשותף. למה הדרישה הזו קיימת, במה היא כרוכה ואיך מייעלים את ניהול התהליך?

חשבון בנק נפרד לישות נפרדת

ניהול בניין משותף הוא תהליך הדורש הכנסה והוצאה של כספים, בדומה לניהול עסק. מיד חודש נגבים דמי ועד הבית מהשכנים, מדי חודש ישנן הוצאות לספקים: דמי שירות לחברת המעליות, הוצאות חשבון החשמל, המים ותקשורת של הבניין, תשלום לחשמלאים, אינסטלטורים, אנשי איטום, מנקי מאגרי מים, טכנאים, אנשי ניקיון וגינון – כל אלו מקבלים תשלום מגוף אחד: ועד הבית של הבניין.

על פי החוק, כל בניין משותף חייב שיהיה לו ועד בית שמונה בין 1-5 אנשים. האנשים הם מבעלי הדירות בבניין שהתנדבו לבצע תפקיד זה. בניינים משותפים רבים בוחרים לשכור את שירותיה של חברת ניהול חיצונית אולם זה אינו פותר את הבניין מבחירת ועד הבית. חשבון ועד הבית הוא של הועד, לעולם לא של חברת הניהול – גם אם חברת הניהול מקבלת זכויות מסוימות בחשבון. במקרה של חברת ניהול, תפקידו של ועד הבית אינו עבודה ישירה מול הספקים השונים והגבייה, אלא עבודה מול ופיקוח על התנהלותה של חברת הניהול שהיא "המנהלת בפועל" של כל הפעולות המתבקשות.

בבניינים בהם אין בעל דירה שמוכן להתנדב לתפקיד ועד הבית, המפקח על רישום מקרקעין יחליט על מינוי של אדם חיצוני שיועסק כוועד בתשלום. ההתנהלות הכספית של וועד הבית היא כשל גוף נפרד – ולכן החוק קבע כי על הוועד לנהל חשבון בנק נפרד. במקרים מסוימים, במיוחד כאשר מדובר בבתים קטנים עם מעט שכנים, לעתים יש רצון לחסוך בעלויות ולנהל את כספי הועד באמצעות חשבון פרטי של אחד מחברי הוועד. מצב כזה אינו תקין כיוון שאז יש מקום לערבוב וטעויות בין כספי כלל השכנים שנועד לביצוע תיקונים ברכוש המשותף ובין כספים פרטיים בחשבון אותו חבר וועד שהחשבון מתנהל על שמו.

איך עושים את זה?

אחד האתגרים שעומדים בפני וועד הבית הוא שחברי הבית נוטים להתחלף מדי פעם. למעשה, בכל אסיפה שנתית של בעלי הבית, אסיפה שגם היא נדרשת על פי החוק, יש לבחור ועד חדש או לאשר את הועד הקיים. לאחר הישיבה, יש לפרסם את פרוטוקול הישיבה שבו נקבע באופן מפורש מי הם חברי הועד שנבחרו, ולצרף לפרוטוקול גם את רשימת המשתתפים בישיבה.

החוק אינו דרוש את חתימת המשתתפים, אולם על מנת לחסוך כאב ראש מיותר לחברי הועד הטריים, רצוי להחתים את כל בעלי הבתים שנכחו באספת הדיירים כבר בזמן האספה על נוכחותם. חתימה זו, בנוסף לפרוטוקול בו מצוינים שמות חברי הבית הנבחרים, דרושה עבור העברת הבעלות על חשבון ועד הבית המשותף על ידי הבנק.

בין אם מדובר בהעברת בעלות על חשבון ועד בית קיים או פתיחת חשבון ועד בית חדש, יש לגשת פיזית לסניף הבנק. יש לתאם עם הבנק וכל האנשים המעורבים זמן בו יגיעו עם תעודות זהות, הפרוטוקול ורשימת בעלי הבתים החתומים אל הסניף ולבצע במעמד זה את פתיחת חשבון הבנק או העברת זכות החתימה.

ישנם סניפים אשר יסתפקו בפרוטוקול רשמי שעליו חותמת ועד הבית. אחרים ידרשו בנוסף את רשימת בעלי הבתים החתומים – כאשר חלקם יגדילו ויעשו ידרשו חתימה של מעל מחצית בעלי הבתים ועד 75% מבעלי הבתים (למרות שהחוק אינו מחייב רוב של 75% מבעלי הבתים בבחירת חברי ועד חדשים). סניפים רבים גם לא יסכימו לבצע את תהליך העברה ללא נוכחות מלאה של כל חברי הוועד – היוצאים והנכנסים.

מגבלות על חשבון וועד בית

חשוב לדעת גם כי חשבון וועד בית מוגבל ליתרת זכות בלבד – לא ניתן להיכנס בו למינוס. בחלק מהסניפים קיימת הגבלה לפיה ניתן למשוך כספים מחשבון וועד בית באמצעות צ'קים בלבד. אחרי הקורונה, ישנם סניפים המאפשרים גם ביצוע העברה בנקאית מחשבון ועד הבית. לא ניתן להוציא כרטיס אשראי, כרטיס חיוב מידי או כרטיס למשיכת מזומנים על חשבון ועד הבית. מנגד, ניתן להגדיר כי זכות כל בעלי הדירות ולרוב גם זכות של חברת הניהול אם אחת כזו קיימת, לצפות בנתוני חשבון הבנק.

ניתן להגדיר מגבלות נוספות על משיכת כספים מחשבון וועד הבית: חתימת שני בעלי זכות חתימה על כל הוצאה או על הוצאה מסכום מסוים ומעלה, לדוגמה.

מספר טיפים לניהול נכון של חשבון וועד הבית

• החתימו את בעלי הבתים בזמן האספה השנתית. היכולת לאסוף מספר רב של חתימות, במיוחד בבתים בהם יש שוכרי דירות רבים ובעלי בתים שאינם מתגוררים בהן הוא קשה ולעתים בלתי אפשרית.
• במידה ויש לפחות שני חברי ועד פעילים, רצוי לקבוע מגבלה של חתימת שניהם על ההוצאות לצורך פיקוח.
• הקפידו על אפשרות לקבל זכות צפייה בחשבונות לבעלי הבתים ובעיקר לחברות הניהול. לא ניתן לבצע גבייה יעילה ללא בדיקת החשבון על מנת לוודא כי הוראות הקבע בוצעו, תשלומי אשראי הועברו וצ'קים לא חזרו.
• במידה ומתנהל פרויקט גדול בגבייה מיוחדת רצוי לפתוח חשבון בנק נפרד לניהול הפרויקט. כך, ניתן להפריד את הגבייה מבעלי הבתים עבור הפרויקט מגביית דמי הועד מהשוכרים ולנהל את הפעילות השוטפת והפרויקט במקביל מבלי שהאחד ישפיע על מאזן האחר.
• בצעו את פתיחת חשבון הבנק או העברת זכויות החתימה במעמד אחד – רכזו את כל חברי הועד שעוזבים ואת אלו שנכנסים, ואל תשכחו להביא אתכם תעודות זהות, פרוטוקול חתום בחותמת ועד הועד שכולל את שמות חברי הבית הנבחרים ורשימת בעלי הבתים כולל חתימתם.
• רצוי לבחור בסניף בנק קרוב, הגעה לסניף הבנק לפרקים תהיה מחויבת המציאות.
• בדקו אפשרויות לביצוע הפקדות צ'קים או מתן הוראות לביצוע העברה בנקאית באמצעים דיגיטליים וודאו כיצד ניתן לקיים את דרישת מגבלות זכות החתימה דרך אמצעים אלו.
• שמרו דוחות עו"ש שוטפים לפחות ברמה חצי שנתית. אלו נדרשים לצורך הצגת דו"חות כספיים דו שנתיים לכלל בעלי הבתים, שגם הם נדרשים על פי החוק.
• בחרו במסלול עמלות המתאים לבניין. בית עם 4 שכנים והוצאה קבועה אחד של תשלום למנקה חדר המדרגות יכול להסתפק בעמלה בסיסית של עד 20 פעולות חודשיות. כאשר ישנן יותר הפקדות והוצאות, לרוב ביחס ישיר לכמות המערכות המשותפות הקיימות (כגון: משאבות מים, שערים חשמליים, מכפילי חנייה, מערכות כיבוי אש, גנרטורים וכדומה).

לסיכום, פתיחת חשבון לוועד הבית מחויבת על פי חוק ומונעת טעויות וניהול לא תקין. כדאי להתעדכן בכל הדרישות וההגבלות מראש על מנת למנוע בזבוז זמן מיותר וכאבי ראש.

• תוכן ממומן