דו״ח הפוליגרף מיועד להנהלה, משאבי אנוש וייעוץ משפטי. תפקידו לתעד את מהלך הבדיקה, לקבוע אם התגובות הפיזיולוגיות תומכות בגרסת העובדות או העובדים ביחס לשאלות שנבחנו, ולמתוח קו ברור בין נתון מדיד לבין פרשנות. הדו״ח אינו פסק דין ולכן נשען על הקשר: חומר משמעתי, ממצאי אבטחת מידע, ונהלים פנימיים.

מבנה הדו״ח: מה כולל בפועל

דו״ח תקין בנוי משער פתיחה, גוף מרכזי ונספחים. הוא משתמש בשפה עניינית, ממוקדת שאלה-תשובה, עם הפרדה בין תיאור, ניתוח ומסקנה.

פרטי רקע וזיהוי

כאן תמצאו תאריך, שעת התחלה וסיום, שם הבודקת או הבודק והכשרתם, פרטי הנבדקות או הנבדקים, מקום הבדיקה וסיבת ההפניה. לרוב מצוין כי ניתנה הסכמה מדעת, הוסברו זכויות, והובהרו מטרות וגבולות הבדיקה. סעיף זה חיוני להוכחת כשירות הבדיקה ולשרשרת התיעוד.

פרוטוקול הבדיקה והשיטה

החלק המתאר את מהלך המפגש: ראיון מקדים, ניסוח סופי של שאלות, בדיקות כיול, והציוד ששימש. מצוין אילו ערוצים נמדדו - נשימה, מוליכות עור, דופק, לעיתים תנועות זעירות - ואיזו מתודולוגיה הופעלה. בדו״חות רבים מופיע הסבר קצר על כללי ניקוד והשוואה בין שאלות רלבנטיות לשאלות ביקורת.

ממצאים, פרשנות וניסוח התוצאה

כאן נרשמות התגובות הנמדדות וההסקה המתאימה לכל שאלה רלבנטית. הניסוח המקובל נע בין שלוש קטגוריות: תואם אמת, לא תואם, לא חד-משמעי. לעיתים תופיע הערה על גורמים שהשפיעו - עייפות, חרדה, תרופות - והאם ניתן היה לקבוע תוצאה מסקנתית למרות זאת. חשוב לשים לב: הניסוח מתייחס לשאלות כפי שנוסחו, לא ל"אמינות כללית".

נספחים ושמירת חיסיון

נספחים כוללים לרוב תרשימי מדידה, נוסחי שאלות חתומים, ולעיתים הצהרת הסכמה. הדו״ח מסומן כסודי, עם הנחיות להפצה מוגבלת, משך שימור ומיקום אחסון. המטרה היא לעמוד בחוקי הגנת פרטיות ומידע רגיש ולמנוע שימוש משני לא מורשה.

איך לקרוא נכון את הדו״ח

קריאה יעילה מחברת בין מה שנבדק, למה שלא נבדק, ולמה שצריך לקרות עכשיו. המנהלים אינם נדרשים להיות בודקי פוליגרף, אבל כן להבחין בין נתון לפרשנות ארגונית.

בודקים שהשאלות צרות, קונקרטיות ונטולות עמימות, ושמקיפות את ליבת האירוע.
מאמתים שהייתה הסכמה מדעת ושנוהלי פרטיות ושוויון נשמרו - אחרת משקל הדו״ח יורד.
משווים ממצאים למסמכי חקירה נוספים: לוגים, מצלמות, בקרות גישה, עדויות.
מבחינים בין "לא חד-משמעי" לבין "לא תואם": הראשון קורא להשלמת בירור, השני יצדיק צעדים זמניים.
מתעדים החלטות: מי קרא, מה הוחלט, ומה נקבע כלוחות זמנים לבדיקות משלימות.

מה לא תקבלו בדו״ח

פוליגרף לא מספק "אמת כללית" על אמינות האדם. הוא לא קובע אשמה פלילית, לא מאבחן הפרעות נפשיות, ולא מתיימר לחזות התנהגות עתידית. הוא אינו תחליף לראיות חפציות או דיגיטליות ואינו ממליץ על סנקציה. הדו״ח גם לא אמור להכיל פרטים מיותרים על חיים אישיים אלא אם הם רלבנטיים ישירות לשאלות.

תיאום עם משפט ומשאבי אנוש

לאחר קריאה ראשונית כדאי לקיים ישיבה קצרה עם הייעוץ המשפטי ומשאבי אנוש. מוודאים שהצעדים שנשקלים עומדים במידתיות: הגבלת גישה זמנית, ריענון בקרות, שיחה משמעתית, או פתיחת בירור מלא. מסמנים מה יכנס לתיק האישי, מה יישמר במאגר סגור, ומה נמחק בתום התקופה. מגדירים שפת תקשורת פנימית שתמנע לשון הרע.

שימוש בדו״ח להחלטות אופרטיביות

כאשר הממצא תואם אמת ביחס לגרסה שהוצגה, הדגש עובר לחיזוק אמון ושיקום שגרה: עדכון הנהלים, הדרכה נקודתית, או סגירת האירוע בתיעוד. אם הממצא לא תואם, משלבים אותו עם ראיות אחרות: משלימים בדיקות גישה, מזמנים לשימוע מסודר, ובוחנים חלופות לפיטורים לפני צעד בלתי הפיך. ב"לא חד-משמעי" ממשיכים איסוף נתונים ומקפידים על צעדים זמניים מידתיים בלבד.

סיכוני פרשנות וטעויות שכדאי להימנע מהן

שתי טעויות חוזרות הן העמסת משקל יתר על דו״ח בודד, וניסוח שאלות רחב מדי שהופך את התוצאה לבלתי שימושית. יש להיזהר גם מהכללה: ממצא לגבי אירוע ספציפי אינו רישיון לסיווג אדם כ"לא אמין". בנוסף, חשוב להימנע מחשיפה מיותרת של הדו״ח לשכבות שאינן צריכות לדעת, וכמובן לא לצטט חלקים ממנו מחוץ למסגרת המוגדרת.

כמה טיפים לישיבת הסיכום עם הבודקת או הבודק

הישיבה קצרה אך משמעותית. מבקשים הבהרות על השיטה, מגבלות, והקשר לתנאים סביבתיים. מבקשים תיעוד של ניסוח השאלות שעמדו בבסיס הסקת המסקנה. שואלים מה היה קו האיכות להכרעה, ומה היו החלופות האפשריות בניסוח. לבסוף מוודאים שהודגש בדו״ח כי מדובר באמצעי מסייע ולא ראיה מכרעת.

תיעוד, שימור ומדיניות עתידית

אתם מרוויחים פעמיים אם הופכים את האירוע לשיפור תהליכים: בודקים את נוהל ההפניה לפוליגרף, מגדירים קריטריונים מתי משתמשים בו, ומוודאים שכל הפניה מלווה בניסוח שאלות ממוקד ותיעוד הסכמה. קובעים תקופת שימור קצובה לדו״חות, הרשאות צפייה מצומצמות, ותהליך השמדה מאובטח בסיום התקופה. מכשירים מנהלות ומנהלים לקריאה ביקורתית, כדי שלא יווצר תלות-יתר בכלי אחד.

מחשבות אחרונות

דו״ח פוליגרף טוב הוא שקוף ומסודר: הוא מתאר פרוטוקול, מציג נתונים, מסביר שיטה, ומסכם בניסוח מדוד של התוצאה ביחס לשאלות. הערך האמיתי מגיע כשמחברים אותו לראיות נוספות, שומרים על הוגנות ועל מידתיות, ומתעדים החלטות. כך משתמשים בפוליגרף כמנוף לתהליך נקי - לא כתחליף לשיקול דעת. כשאתן ואתם קוראים נכון, פועלים לפי נוהל, ושואלים את השאלות המדויקות, הארגון מצמצם סיכונים, מגן על זכויות ומקבל החלטות יציבות שגם מחזיקות בביקורת.

** פרסום ממומן