למה טפסים מקוונים יעילים לעסקים קטנים?

העבודה עם טפסים מקוונים היא דרך מעולה לשדרוג השירות והעבודה בעסק הקטן או הבינוני. הטפסים הדיגיטליים הפכו לנפוצים מאוד בשנים האחרונות וכיום יותר ויותר משרדים ועסקים בכל התחומים עוברים לעבוד עם מערכת חדשנית המאפשרת ליצור מסמכים מקוונים ולעבוד עם טפסים דיגיטליים. לכן, אם יש לכם עסק קטן כדאי גם לכם לעבוד עם מערכת חתימה ירוקה וליהנות מפתרון דיגיטלי מתקדם ומיתרונות נוספים.

חשיבות הטפסים המקוונים בניהול העסק הקטן

בכל העסקים עובדים עם מסמכים וטפסים מסוגים שונים, ויש לא מעט עסקים קטנים שבהם משתמשים בכמויות גדולות של טפסים, למשל טפסי הזמנה, הצעות מחיר, הסכמי עבודה, הזמנת עבודה, הצהרות בריאות ועוד. העבודה עם מסמכים מודפסים וניירת משרדית מחייבת כוח אדם, משאבים רבים, ציוד משרדי כמו מדפסות וסורק ובנוסף יש לתייק את כל המסמכים בקלסרים ולארגן ארון אחסון גדול או ארכיב.

כדי להתמודד עם התחרות הגבוהה מומלץ לבעלי עסקים קטנים לעבוד עם מערכת טפסים מקוונים, בעזרתה ניתן ליצור טפסים דיגיטליים חכמים למילוי מרחוק, עם חתימה אלקטרונית, ובכמה קליקים אפשר לשלוח טופס דיגיטלי ללקוחות העסק, לספקים ולגורמים נוספים.

חשוב לציין כי טופס מקוון הוא טופס דיגיטלי חכם ומטרתו לייעל את העבודה בעסק הקטן, לחסוך משאבים רבים כמו כוח אדם וזמן עבודה, ובנוסף ניתן למתג את המסמכים המקוונים והעסק משפר את השירות ללקוחות, לכן הוא זוכה ליתרונות חשובים ביחס למתחרים.

למי זה מתאים?

העבודה עם טופס מקוון מתאימה לכל העסקים הקטנים בכל תחומי העיסוק. כך לדוגמה, מערכת טפסים דיגיטליים ומקוונים נמצאת בשימוש נרחב בקרב עסקים קטנים ובינוניים בתחומים כמו פיננסים, ביטוח, נדל"ן, תיירות, ייעוץ, עריכת דין, ראיית חשבון והנהלת חשבונות, איקומרס, רכב, בידור, הפקת אירועים, אדריכלות ועיצוב פנים, מרפאות וקליניקות של רופאים ומטפלים, חינוך, שיווק, אופנה ועוד.

כדאי לדעת כי מערכת טפסים מקוונים מסתנכרנת בקלות עם מערכות מחשוב ותוכנות אחרות, כלומר ניתן לבצע אינטגרציה בין התוכנות כדי לייעל את העבודה, לשפר תהליכים בעסק הקטן, לחסוך זמן ועלויות שונות, ובנוסף הלקוחות זוכים לשירות איכותי וחכם יותר, עם פתרון שנמצא בחזית הטכנולוגיה. לכן, מעבר ליתרונות הרבים שמערכת טפסים ומסמכים מקוונים מציעה לעסק הקטן, העסק זוכה ליתרונות משמעותיים על פני מתחריו, ובמקום לבזבז זמן רב על מילוי טפסים ידניים והדפסת מסמכים שונים – עוברים לעסק דיגיטלי חכם ויעיל, משפרים ביצועים וניתן להתמקד בנושאי הליבה החשובים לניהול העסק.

דוגמאות לשימוש בטופס מקוון

לכל עסק קטן יש מסמכים וטפסים שונים המשמשים אותו בעבודה השוטפת. בעזרת מערכת טפסים מקוונים ניתן להפוך את הטפסים הקיימים לדיגיטליים, לשלוח אותם ללקוחות בקליק מהיר, והלקוחות יכולים להוסיף חתימה מרחוק, בלי להגיע פיזית לעסק כדי לחתום על מסמכים ואישורים שונים.

מערכת טפסים מקוונים מאפשרת לבעלי עסקים קטנים לעבוד עם טפסים דיגיטליים מקוונים כגון:

●        טופס 101

●        טופס מקוון לפתיחת תיק לקוח

●        טופס ייעודי "הכר את הלקוח"

●        חוזי והסכמי עבודה

●        הצעות מחיר

●        הצהרת בריאות (עובדים)

●        ייפוי כוח רגיל או מתמשך

●        הסכם שכר טרחה

●        הסכם סודיות

●        הסכמי מימון

לסיכום, ניתן להפוך את כל הטפסים איתם עובדים בעסק הקטן לטפסים מקוונים וחכמים, וכך מייעלים את העבודה, חוסכים עלויות והלקוחות זוכים לשירות חדשני ונוח יותר.

** פרסום ממומן